ワークフローテンプレート

テンプレートの使い方

ここでは、AI Workflow Studioの記事で扱っている代表的なワークフローを、そのまま自分の業務に当てはめられる型として一覧にしています。それぞれ入力から出力までを矢印でつないだ「段」で示していますが、実際の業務では扱う文書の量や社内の確認プロセスに合わせて、段を増やしたり途中の確認ステップを挟んだりして構いません。まずは自分の業務に近いテンプレートを1つ選び、詳しい手順は各記事で確認してください。

会議 → メモ → 要約 → アクション項目 → メール送信

会議の内容をその場のメモから、参加者に送るメール本文まで一気に仕上げるワークフローです。要約とアクション項目の抽出を別の段に分けておくと、担当者ごとのタスク一覧としても再利用できます。社内向けの定例会議はもちろん、社外との打ち合わせ後の議事メールにも応用できますが、確認前の内容を先方に送らないよう、最終段は必ず人が目を通してください。詳しい手順とプロンプト例は「会議 → メモ → 要約 → アクション項目 → メール」ワークフローの記事で紹介しています。

文書 → 要点抽出 → 構造化データ

契約書や提案書、報告書といった既存の文書から、必要な項目だけを表やJSONのような構造化データとして取り出すワークフローです。抽出したい項目をあらかじめ定義し、出力形式を固定しておくと、複数の文書に対して同じ手順を機械的に繰り返せます。ただし、金額や日付など最終的な数値の確認は、抽出結果をそのまま使わず必ず原文と突き合わせてください。項目定義とスキーマの決め方は文書から構造化データを抽出する方法を扱った記事で解説しています。

PDF → 情報抽出 → 要約 → レポート

長いPDF資料から必要な情報を抽出し、要約したうえで、社内向けのレポートに仕立てるワークフローです。PDFのページ数が多い場合は、一度に全体を渡すのではなく分割して読み込ませ、抽出と要約を別の段として検証できるようにしておくと、どこで情報が欠落したかを追いやすくなります。定型フォーマットのレポートであれば、この流れをテンプレート化して毎回のデータ差し込みだけで済むようにもできます。抽出と要約の具体的な進め方はPDFから情報を抽出して要約する方法を扱った記事に、レポートのテンプレート化はレポート作成を半自動化する方法を扱った記事にまとめています。

メモ → 下書き → レビュー → 最終文書

会議中や打ち合わせで取った断片的なメモを、見出しの付いた提案書や報告書のドラフトに変換し、レビューを経て最終文書に仕上げるワークフローです。メモの箇条書きをそのまま構成案に変換させ、抜けている前提や根拠を人が補ってからレビューに回すと、AIが生成した文章をそのまま提出してしまうリスクを減らせます。社内資料からお客様向けの提案書まで、フォーマットを変えて幅広く使えるテンプレートです。手順とプロンプト例はメモを構造化された文書に変換する方法を扱った記事で紹介しています。